Una wiki es una de las tecnologias de la llamada web 2.0 y tiene una gran aplicabilidad en las empresas en diferentes areas, una de las mas relevantes es para la administracion y gestion del conocimiento en la gerencia de proyectos.

Existen muchas opciones para seleccionar una wiki, pero basicamente se reducen a dos, opensource y comerciales. La seleccion dependera de los requisitos puntuales que cada empresa o proyecto tengan, sin embargo la mayoria de los motores wikis cumplen con la mayoria de las necesidades empresariales. Hay una excelente pagina web que compara casi todos los motores de wiki en detalle, se trata de WIKIMATRIX (INSERTAR LINK AQUI).

Algunas de las consideraciones que se deben tener en cuenta al momento de seleccionar el motor wiki son:

Esto significa que un usuario pueda editar una pagina viendo directamente como va quedando y sin necesidad de conocer los codigos especiales para poner negrilla, titulos etc. Es como editar un documento en MS Word o OpenOffice.

Esta caracteristica es muy importante si se quiere universalizar el uso de la wiki en la empresa, de lo contrario encontrara gran resistencia ya que los usuarios no encontraran facil crear o editar documentos.

Una alternativa tambien es el uso de plugins para MS Word o Openoffice que permiten crear documentos offline en estas herramientas y luego exportarlos con formato de wiki. Por ejemplo para el motor wiki moinmoin se consigue una macro en visualbasic que una vez instalada permite transformar casi cualquier documento de MS Word (incluyendo tablas, titulos, links negrillas, listas etc) en formato wiki.

Aunque algunos motores no tienen nativo un plugin de wysiwyg, existen algunos modulos seudo-genericos que proveen esta funcionalidad a muchos motores wiki (INCLUIR NOMBRES DE HERRAMIENTAS Y LINKS)

Aunque la filosofia de las wikis es el acceso y colaboracion universal, para el caso de las organizaciones suele ser importante que los cambios de ciertas paginas solo las puedan hacer determinados usuarios ojala haciendo la validacion contra un directorio activo. Esto no es un tema restrictivo ya que practicamente todos los motores manejan creacion de grupos y usuarios, y permiten configurar permisos de lectura y edicion de paginas. Sin embargo este es un punto de mucho debate entre los puristas del conocimiento comunitario y colaboracion, y quienes son paranoicos sobre el control y la administracion de los documentos.

Seguramente la mejorar opcion es una intermedia, donde las paginas como manuales, lecciones aprendidas, discusiones etc sean completamente abiertas para lectura y escritura, mientras que algunas paginas de procedimientos y acuerdos tengan restricciones de lectura y/o edicion, pero nuevamente todo depende de lo que requiera la empresa o el proyecto.

La mayoria de motores wikis permiten la ampliacion de funcionalidad mediante extensiones o plugins, sin embargo solo las mas populares como Dokuwiki, Mediawiki, Twiki, Moinmoin etc cuentan con gran variedad de plugins.

Esta deberia ser una de las variables mas importantes para tener en cuenta al momento de la seleccion del motor wiki si la organizacion no desea contar con personal experto en wikis ni desarrollar sus propias funcionalidades. Instalar un plugin es tarea de solo pocos segundos (descarge, descomprima y use).

Algunos plugins interesantes son:

• Calendario: Permite que los usuarios vean y editen un calendario comunitario de eventos.
• Tareas: Permite asignar tareas a usuarios, asignar fechas y realizar control de seguimiento.
• Estadisticas de usuarios: Este puede ser muy interesante para crear competitividad entre los usuarios publicando el top 10 de los usuarios mas colaborativos por ejemplo.
• Wysiwyg (WhatYouSeeIsWhatYouGet): Da funcionalidad de edicion grafica de las paginas.
• Nube de conceptos: Permite visualizar en el frontpage (o cualquier otra pagina) los X conceptos que mas se discuten en la wiki proveiendo un link a las paginas con estos conceptos.
• Avatares: Permite a los usuarios personalizar una imagen y otra informacion suya que aparece en los documentos que publican, esto ayuda en motivacion y reconocimiento.
• Discusion: Permite incluir comentarios de los usuarios a los articulos a manera de foro, ayuda a discutir y definir el rumbo de un articulo o documento en la wiki.
• Exportacion a PDF: Es muy util si los usuarios deben enviar mails externos con informacion de la wiki, o si se desea tomar una foto en el tiempo de un documento dado.
• Tags o etiquetas: Permite incluir tags para clasificar los articulos en categorias, es muy util para organizar wikis con gran cantidad de documentos.
• Suscripcion Feed RSS o Atom: Permite que los usuarios se suscriban a paginas de la wiki y se les notifique via email o lector de RSS de los cambios que se hacen en las paginas. Es muy util para hacer seguimiento a paginas puntuales que se requiere mantener bajo control o para seguimiento de metas de documentacion y uso de la herramienta.

(INCLUIR MAS PLUGINS CON ENFASIS DE PROYECTOS Y EMPRESARIALES)

Algunos motores como moinmoin para windows o dokuwiki son muy faciles de instalar. Para el caso de las instalaciones en windows suele ser una tarea de oprimir “Siguiente” y listo. Verifique en foros de usuarios que tan facil de instalar es el motor que esta pensando montar, sobre todo si no cuenta con personal experto.

La recomendacion es que se enfoque en lo importante de la wiki: GESTIONAR CONOCIMIENTO, asi que trate de no complicarse con los temas tecnicos.

Al igual que el punto anterior, busque un motor wiki que sea facil de administrar y hacer backup, usualmente las wikis permiten almacenar las paginas en formato texto en estructuras de directorios y subdirectorios, esta suele ser la forma mas facil de administracion ya que para hacer un backup solo basta con copiar un directorio y listo.

Tambien verifique que tan facil es de instalar plugins y extensiones, por ejemplo DokuWiki (el motor actual de wadooa) tiene una pagina de administracion con una opcion para instalar plugins donde simplemente se indica en una casilla el link del archivo .zip o gz que contiene el plugin (por ejmplo www.plugins.com/plugin1.gz) y un boton que dice instalar, todo via web, en cuestion de segundos se instala y queda configurado, no hay que hacer nada mas.

Si tiene planeado montar una wiki que tenga mas de 20.000 paginas (algunos hablan de mas de 100.000), asegurese que el motor wiki seleccionado trabaje con un motor de base de datos para almacenar y gestionar los datos, dado que para esos volumenes de informacion el performance de los motores que usan archivos textos comienza a ser malo.

Sin embargo la mayoria de wikis para proyectos no alcanzaran las 20.000 paginas por lo que la recomendacion es utilizar archivos textos por la facilidad de administracion e instalacion. Por lo general las unicas wikis empresariales que superan los 20.000 articulos son las de grandes corporaciones que manejan bajo una sola wiki todos sus proyectos y documentos.

1. Estructure la informacion

2. Involucre a los usuarios, haga planes de gestion del cambio.

3. Comprometa a los usuarios con sus jefes y la organizacion.

4. Venda las ventajas de la wiki.